Regulamin serwisu – wersja pilotażowa

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Regulamin wydano na podstawie art. 8 ustawy z 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (UŚUDE) oraz z uwzględnieniem rozporządzenia (UE) 2022/2065 (Akt o usługach cyfrowych, DSA).
2. Usługodawcą jest Adam Sokołowski, osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, adres do korespondencji elektronicznej: privacy@confnote.io („Usługodawca”).
3. Serwis ConfNote dostępny pod adresem https://confnote.io to współtworzony przez Użytkowników serwis do wyszukiwania, dodawania i śledzenia konferencji naukowych oraz ich terminów.
4. Przed pierwszym zalogowaniem albo dołączeniem jako gość Użytkownik zapoznaje się z Regulaminem i Polityką prywatności; korzystanie z Serwisu oznacza akceptację Regulaminu.

§ 2. Definicje

• Serwis – aplikacja internetowa ConfNote wraz z jej funkcjami.
• Użytkownik – osoba fizyczna, która ukończyła 16 lat i korzysta z Konta.
• Konto – indywidualny profil Użytkownika chroniony hasłem lub dostępny przez zaproszenie gościa i logowanie telefonem.
• Treści – informacje o konferencjach (nazwa, adres strony, terminy, miejsce, opłaty, tematy) dodawane i poprawiane przez Użytkowników, zgłoszenia błędów w danych oraz opinie przesyłane przez formularz w Serwisie.
• Pilotaż – okres testowego udostępnienia Serwisu, trwający od 9 października 2026 r. do 9 stycznia 2027 r.

§ 3. Charakter wersji pilotażowej

1. Serwis jest udostępniany w wersji testowej (zamknięta beta) wyłącznie osobom zaproszonym do Pilotażu. Może zawierać błędy, przerwy w działaniu i niekompletne funkcje.
2. Do Serwisu można dołączyć: a) jako gość, skanując kod QR udostępniony przez Usługodawcę, np. podczas prezentacji; konto gościa służy do zapoznania się z Serwisem; b) jako Uczestnik Pilotażu, czyli z Kontem założonym przez Usługodawcę na prośbę przesłaną na adres privacy@confnote.io. Usługodawca może odmówić założenia Konta, w szczególności po osiągnięciu planowanej liczby Uczestników.
3. Korzystanie z Serwisu przez Użytkowników jest bezpłatne.
4. Uczestnicy Pilotażu zachowują bezpłatny dostęp do funkcji dostępnych w Pilotażu także po jego zakończeniu, bez ograniczenia w czasie. Nie dotyczy to kont gości.
5. Usługodawca może w przyszłości udostępnić dodatkowe funkcje płatne. Korzystanie z nich jest dobrowolne, a ich zakres, cenę i zasady płatności Usługodawca poda przed ich udostępnieniem.
6. W celu ochrony Serwisu przed nadużyciami obowiązuje limit liczby zapytań, obecnie 10 na minutę. Usługodawca może wprowadzić limity korzystania z funkcji opartych na sztucznej inteligencji (np. liczby dodań konferencji w miesiącu), obowiązujące wszystkich Użytkowników. O wprowadzeniu lub zmianie limitu informuje komunikatem w Serwisie co najmniej 7 dni wcześniej.
7. Usługodawca może w każdej chwili zmieniać, dodawać lub usuwać funkcje, a także resetować dane testowe po wcześniejszym powiadomieniu z co najmniej 7-dniowym wyprzedzeniem.
8. Użytkownik może przekazywać opinie i zgłaszać błędy przez privacy@confnote.io. Usługodawca może je wykorzystywać do rozwoju Serwisu bez wynagrodzenia, bez ujawniania danych osobowych autora.

§ 4. Wymagania techniczne

Do korzystania z Serwisu potrzebne są: urządzenie z dostępem do Internetu, aktualna przeglądarka (Chrome, Firefox, Safari, Edge), a do logowania telefonem smartfon z aparatem do skanowania kodów QR, aktywny adres e-mail (nie dotyczy gości) oraz włączona obsługa JavaScript i plików cookies niezbędnych do działania.

§ 5. Konto i rejestracja

1. W Pilotażu Konto zakłada Usługodawca dla osób zaproszonych (adres e-mail, imię i nazwisko, hasło tymczasowe do zmiany przy pierwszym logowaniu). Można też dołączyć jako gość z zaproszenia przez kod QR, bez adresu e-mail. Na komputerze można też zalogować się telefonem: komputer wyświetla kod QR i 4-cyfrowy PIN, a zalogowany telefon zatwierdza logowanie. Żądanie wygasa po 5 minutach i działa jednorazowo.
2. Umowa o świadczenie usług drogą elektroniczną zostaje zawarta z chwilą pierwszego zalogowania się na Konto albo dołączenia jako gość, na czas nieokreślony, nie dłużej niż do zakończenia Pilotażu.
3. Użytkownik może mieć jedno Konto, nie udostępnia go innym i dba o poufność hasła. Nie zatwierdza na telefonie logowań, których sam nie rozpoczął, i sprawdza zgodność kodu PIN.
4. Podawane dane powinny być prawdziwe. Zakazane jest podszywanie się pod inne osoby lub organizacje.
5. Użytkownik może w każdej chwili usunąć Konto w profilu (kafel „Usuń konto”) lub wysyłając wiadomość na privacy@confnote.io. Usunięcie Konta rozwiązuje umowę.

§ 6. Zasady korzystania z Serwisu

Użytkownik korzysta z Serwisu zgodnie z prawem, Regulaminem i dobrymi obyczajami. W szczególności zakazane jest publikowanie lub przesyłanie treści:

• niezgodnych z prawem, w tym nawołujących do przemocy, nienawiści lub dyskryminacji;
• obraźliwych, nękających, znieważających lub naruszających dobra osobiste innych osób;
• naruszających prawa autorskie, znaki towarowe lub tajemnicę przedsiębiorstwa;
• zawierających dane osobowe osób trzecich bez ich zgody;
• o charakterze pornograficznym lub drastycznym;
• będących spamem, niezamówioną reklamą lub wprowadzających w błąd;
• zawierających złośliwe oprogramowanie.

Zakazane są też: automatyczne pobieranie danych (scraping), próby obejścia zabezpieczeń, zakłócanie działania Serwisu oraz upublicznianie poufnych informacji o Pilotażu, jeśli Usługodawca wyraźnie je tak oznaczył.

§ 7. Treści Użytkowników

1. Użytkownik odpowiada za Treści, które publikuje, i oświadcza, że ma do nich prawa.
2. Prawa do Treści pozostają przy Użytkowniku. Publikując je, Użytkownik udziela Usługodawcy niewyłącznej, nieodpłatnej licencji na ich przechowywanie, wyświetlanie i udostępnianie innym Użytkownikom w Serwisie, wyłącznie w celu świadczenia usługi, na czas publikacji Treści.
3. Konferencje dodane do Serwisu widzą wszyscy Użytkownicy. Obserwowane konferencje, przypomnienia i ustawienia widzi tylko Użytkownik. Imię i nazwisko autora przy dodanych konferencjach oraz na liście obserwujących są widoczne zgodnie z ustawieniem widoczności w profilu.
4. W Pilotażu Użytkownik powinien przechowywać własne kopie ważnych Treści, ponieważ dane testowe mogą zostać utracone lub zresetowane (§ 3 ust. 7).
5. Serwis wykorzystuje sztuczną inteligencję (modele OpenAI i Google Gemini, wybierane przez Usługodawcę) do: (a) odczytania publicznych stron konferencji wskazanych przez Użytkownika nazwą, akronimem lub adresem URL i automatycznego wyodrębnienia z nich danych, np. terminów, miejsca i opłat; (b) klasyfikacji dziedziny naukowej konferencji; (c) wyszukiwania semantycznego i rekomendacji na podstawie dziedzin i zainteresowań z profilu. Do dostawców AI trafiają treści stron konferencji, to, co Użytkownik wpisze w polu „Dodaj” (nazwa, akronim, adres URL lub wklejony tekst; trafia też do wyszukiwarek internetowych Tavily i Serper), oraz dziedziny i zainteresowania z profilu. Dane wyodrębnione przez AI mogą być niepełne lub błędne, dlatego przed rejestracją lub płatnością należy sprawdzić je na stronie organizatora. Zalogowany Użytkownik może oznaczyć możliwy błąd przyciskiem „Zgłoś możliwy błąd” w karcie konferencji. Oznaczenie jest widoczne dla innych Użytkowników jako sygnał społeczności i nie trafia do Usługodawcy jako zgłoszenie; dane może poprawić każdy Użytkownik w oknie edycji konferencji.

§ 8. Zgłaszanie treści i moderacja

1. Każdy, także osoba bez Konta, może zgłosić treść nielegalną lub naruszającą Regulamin na adres privacy@confnote.io. Zgłoszenie powinno zawierać uzasadnienie, dokładną lokalizację treści (link), dane kontaktowe zgłaszającego oraz oświadczenie o działaniu w dobrej wierze (art. 16 DSA). Oznaczenie „Zgłoś możliwy błąd” w karcie konferencji (§ 7 ust. 5) nie jest takim zgłoszeniem.
2. Usługodawca potwierdza otrzymanie zgłoszenia i rozpatruje je bez zbędnej zwłoki, w miarę możliwości w ciągu 7 dni.
3. Usługodawca może usunąć lub ukryć Treść, ograniczyć jej widoczność, czasowo zawiesić albo zablokować Konto.
4. O podjętej decyzji Usługodawca informuje autora Treści i zgłaszającego, podając uzasadnienie: podstawę decyzji, fakty i informację o możliwości odwołania (art. 17 DSA).
5. Od decyzji można się odwołać w ciągu 14 dni na adres privacy@confnote.io. Odwołanie rozpatruje osoba, która nie podjęła pierwotnej decyzji, w terminie 14 dni.
6. Usługodawca nie ma obowiązku uprzedniego monitorowania Treści. Narzędzia automatyczne, jeśli są używane, wspierają moderację, a ostateczną decyzję o blokadzie Konta podejmuje człowiek.
7. Punkt kontaktowy dla organów i Użytkowników (art. 11–12 DSA): privacy@confnote.io, komunikacja w języku polskim i angielskim.

§ 9. Odpowiedzialność

1. Usługodawca dokłada starań, aby Serwis działał poprawnie, ale ze względu na testowy charakter Pilotażu nie gwarantuje ciągłości działania ani zachowania danych.
2. Usługodawca nie odpowiada za Treści publikowane przez Użytkowników, jeśli nie wiedział o ich bezprawnym charakterze, a po uzyskaniu takiej wiedzy niezwłocznie uniemożliwił do nich dostęp (art. 6 DSA).
3. Informacje o konferencjach i wydarzeniach mają charakter informacyjny. Wiążące są dane podawane przez organizatorów.
4. Ograniczenia odpowiedzialności nie dotyczą szkody wyrządzonej umyślnie ani nie ograniczają praw konsumentów wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów.

§ 10. Dane osobowe i cookies

1. Administratorem danych osobowych Użytkowników jest Usługodawca. Dane są przetwarzane zgodnie z RODO w celu świadczenia usługi, obsługi zgłoszeń, zapewnienia bezpieczeństwa i rozwoju Serwisu w ramach Pilotażu.
2. Szczegóły, w tym prawa Użytkownika, okresy przechowywania i odbiorcy danych, opisuje Polityka prywatności.
3. Serwis używa wyłącznie plików cookies i pamięci przeglądarki niezbędnych do działania (logowanie, język, ustawienia). Nie stosuje cookies analitycznych ani marketingowych, dlatego nie wyświetla banera zgody.
4. Po zakończeniu Pilotażu dane są usuwane lub anonimizowane w ciągu 30 dni, chyba że Użytkownik przejdzie do wersji produkcyjnej Serwisu (§ 12).

§ 11. Reklamacje

1. Reklamacje dotyczące działania Serwisu można składać na adres privacy@confnote.io, podając dane kontaktowe i opis problemu.
2. Usługodawca rozpatruje reklamację w ciągu 14 dni od jej otrzymania i odpowiada na adres e-mail, z którego ją otrzymał.
3. Użytkownik będący konsumentem może skorzystać z pozasądowych sposobów rozwiązywania sporów, m.in. przez powiatowego (miejskiego) rzecznika konsumentów lub wojewódzki inspektorat Inspekcji Handlowej.

§ 12. Zakończenie Pilotażu i rozwiązanie umowy

1. Pilotaż kończy się 9 stycznia 2027 r. albo wcześniej, o czym Usługodawca powiadomi Użytkowników komunikatem w Serwisie z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem.
2. Przed zakończeniem Pilotażu Użytkownik może wyeksportować swoje Treści, jeżeli Serwis udostępnia taką funkcję, lub poprosić o ich kopię na privacy@confnote.io.
3. Przejście do wersji produkcyjnej Serwisu wymaga akceptacji nowego regulaminu. Brak akceptacji oznacza rozwiązanie umowy z chwilą zakończenia Pilotażu.
4. Użytkownik może rozwiązać umowę w każdej chwili, usuwając Konto.
5. Usługodawca może rozwiązać umowę z Użytkownikiem z zachowaniem 7-dniowego okresu wypowiedzenia, a w przypadku rażącego lub powtarzającego się naruszenia Regulaminu – ze skutkiem natychmiastowym, z uzasadnieniem (§ 8 ust. 4).

§ 13. Zmiany Regulaminu

1. Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności: zmiany przepisów, zmiany funkcji Serwisu w toku Pilotażu lub względów bezpieczeństwa.
2. O zmianach Użytkownicy są informowani komunikatem w Serwisie co najmniej 7 dni przed ich wejściem w życie.
3. Użytkownik, który nie akceptuje zmian, może przed ich wejściem w życie usunąć Konto.

§ 14. Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych stosuje się prawo polskie, w szczególności Kodeks cywilny, UŚUDE, ustawę o prawach konsumenta, a także RODO i DSA.
2. Wybór prawa polskiego nie pozbawia konsumenta ochrony przyznanej mu przez przepisy państwa jego zwykłego pobytu.
3. Spory z konsumentami rozstrzyga sąd właściwy według przepisów ogólnych.
4. Regulamin obowiązuje od 9 października 2026 r. i jest dostępny bezpłatnie w Serwisie w formie umożliwiającej jego pobranie i zapisanie.